2. Ký hợp đồng dịch vụ cho với người chuyên chở

Khi bạn xuất khẩu theo điều kiện D thì sẽ chịu trách nhiệm về khâu vận chuyển hàng hóa. Bạn sẽ cần thuê một công ty dịch vụ vận chuyển để họ làm các bước cần thiết trong quá trình chuyển hàng door-to-door.

Công ty vận chuyển (carrier) thường là công ty giao nhận (forwarder) hoặc đại lý hàng không (GSA). Forwarder này phải được hãng hàng không chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa cho hãng. Hiện, nhiều forwarder tại Việt Nam có đại lý đầu nước ngoài thực hiện các thủ tục cần thiết tại nước nhập khẩu (cũng giống như với hàng đường biển).

Việc cần làm là ký thỏa thuận với người vận chuyển. Ở đây tôi viết theo trường hợp Booking với forwarder, để bạn thấy được quy trình gồm đầy đủ các bên hơn.

Bạn yêu cầu chi tiết và người giao nhận sẽ cung cấp thỏa thuận lưu cước (Booking Note), theo mẫu của họ, với các nội dung chính như:

• tên người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo;
• mô tả hàng hoá: loại hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích;
• tên sân bay đi, tên sân bay đến;
• cước phí và thanh toán…

3. Giao hàng xuất khẩu cho người chuyên chở

Theo lịch trình đã thỏa thuận, bạn giao hàng cho người chuyên chở, kèm theo chỉ dẫn cần thiết để người họ giao cho hãng hàng không.

Forwarder cấp cho bạn giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR-forwarder’s Certificate of Receipt), xác nhận về việc họ đã thực sự nhận được lô hàng để vận chuyển.

Trường hợp hàng được lưu kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không, người giao nhận sẽ cấp thêm Biên lai kho hàng (FWR-forwarder’s warehouse receipt).

Trường hợp người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến kho người nhập khẩu tại cảng đích, người giao nhận cấp thêm Giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận (FTC-forwarder’s certifficate of transport)

4. Forwarder chuyển hàng tới sân bay và làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Trên cơ sở hợp đồng ủy thác của chủ hàng, người giao nhận chuẩn bị bộ chứng từ để giao hàng cho hãng hàng không và làm thủ tục xuất khẩu. Chứng từ thường gồm:

• Giấy phép xuất nhập khẩu, nếu hàng thuộc diện phải xin phép (Export Permit)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Bản kê chi tiết hàng hóa, nhiều khi có thể dùng Phiếu đóng gói – Packing List
• Bản lược khai hàng hóa (Manifest), do người giao nhận lập khi họ gom nhiều lô hàng lẻ gửi chung cùng một vận đơn chủ (MAWB)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, hãng hàng không, người giao nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ cần thiết có liên quan, theo yêu cẩu của người mua – quy định trong hợp đồng mua bán. Bản gốc AWB số 3 giao lại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước + phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh toán.

Bạn nhận được AWB thì báo cho người mua hàng về việc đã chuyển hàng, kèm theo file mềm AWB để họ chuẩn bị hồ sơ đầu nhập khẩu.

Đến bước này, là coi như đã xong những công việc mà bạn với vai trò người xuất khẩu phải trực tiếp tham gia. Những bước tiếp theo do người chuyên chở thực hiện, bạn chỉ hiểu và phối hợp theo dõi mà thôi.

5. Hãng hàng không chuyển hàng

Đây là khâu dịch vụ của hãng hàng không. Họ sẽ dùng máy bay để chở hàng từ Việt Nam đến sân bay đích, trong nhiều trường hợp có thể cần chuyển tải hàng tại sân bay chung chuyển.

Hàng có thể được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng, hoặc chở trong khoang hàng (nằm ở phần bụng) của máy bay chở khách, cùng khoang với hàng ký gửi.