Để hàng hóa được vận chuyển một cách an toàn cho cả người gửi, người nhận và nhà vận chuyển. Đảm bảo thời gian vận chuyển nhanh nhất, tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển. Indochina Line, thành viên của Indochina Post Logistics Group đưa ra các quy định vận chuyển hàng không, chuyển phát nhanh quốc tế an toàn. Việc gửi bưu phẩm, hàng hóa cần được thực hiện các bước như sau:
B1. Chuẩn bị thông tin gửi hàng hóa bưu phẩm.
- Chuẩn bị hàng hóa cần gửi ( về số lượng, trọng lượng, chủng loại hàng hóa….) tất cả hàng không bị cấm đều được gửi
- Kiểm tra với Indochina Post về danh mục hàng hóa cần gửi có thuộc danh mục cấm xuất khẩu của nhà nước hoặc quy định của hàng không Việt Nam và các thông lệ vận tải hàng không quốc tế, quy định của IATA, quy định nước người nhập khẩu.
- Chuẩn bị các loại giấy tờ hóa đơn chứng từ đi kèm hàng hóa gửi. Đối với một số loại hàng hóa đặc biệt hoặc số lượng lớn, yêu cầu này là bắt buộc. VD như: Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa; Công văn cam kết hàng xuất khẩu, Invoice, Packing List, Tờ khai hải quan nếu cần
- Chuẩn bị đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, địa chỉ, điện thoại, mã Postcode nước người nhận.
- Liên hệ tới Indochina Post để thông báo về việc lấy bưu phẩm. Khách hàng cần cung cấp cho Indochina Post các thông tin về hàng hóa cần chuyển bao gồm chủng loại ( là hàng hóa thông thường, hàng giá trị cao hay hàng hóa đặc biệt …), số lượng ( số kiện, trọng lượng… ), nơi đến, hình thức chuyển phát ( chuyển phát nhanh, chuyển thường hay hỏa tốc …) … để Indochina Post có thể tư vấn cho khách hàng một cách chi tiết về dịch vụ, các yêu cầu đóng gói hoặc vận chuyển…và sắp xếp phương tiện để vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Bước 2: Kiểm tra và kê khai hàng hóa trước khi gửi
Chuẩn bị đầy đủ hàng hoá, bưu phẩm cần gửi: chứng từ, tài liệu, hóa đơn,… nếu là hàng hóa thì cần có số lượng, trọng lượng và chủng loại. Hàng hóa nhất thiết cần có các loại giấy tờ hóa đơn đầu vào; chứng từ Invoice Packing List, Bảng kê chi tiết đi kèm.
Kiểm tra với Indochina Post về các hàng hóa, chứng từ để đảm bảo không vi phạm các điều cấm gửi của Indochina Post cũng như theo quy định pháp luật Việt Nam và Công ước Quốc tế, Luật pháp nước sở tại.
Kê khai hàng hóa, bưu phẩm công ty để được sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh, hay các dịch vụ giá trị gia tăng khác đi kèm: Đối với các bưu phẩm chứng từ, hóa đơn,… khách hàng cần khai báo nội dung của bưu gửi trên vận đơn như tài liệu hay hóa đơn, hộ chiếu, hồ sơ đăng kí học, bưu kiện mật,….
Đối với hàng hóa, người gửi ghi rõ: chủng loại là hàng hóa thông thường, hàng hóa đặc biệt, hàng hóa giá trị cao, hàng hóa mau hỏng… số lượng hàng hóa, số kiện hàng; trọng lượng kg, khối lượng hàng hóa,…theo trọng lượng thực hoặc trọng lượng thể tích
Xác định đầy đủ, chính xác thông tin người nhận, để đảm bảo dịch vụ chuyển phát được thực hiện một cách hiệu quả, khách hàng nên ghi địa chỉ người nhận càng chi tiết càng tốt, một số thông tin không thể thiếu: tên, địa chỉ nhận hàng quận huyện phường xã, tên đường phố, postcode, số điện thoại cá nhân, điện thoại công ty.
Các yêu cầu khi gửi hàng: Sử dụng dịch vụ gì: chuyển phát khẩn cấp, chuyển phát nhanh hay thường,…, để Indochina Post có thể tính chính xác cước phí dịch vụ và các cước phí phát sinh khác cho khách hàng, đảm bảo hàng hóa, bưu phẩm được gửi tới đúng thời gian yêu cầu.
Quy định hàng cấm gửi đến các nước theo qui định của Việt Nam
– Các chất ma túy và chất kích thích thần kinh
– Vũ khí đạn dược, trang thiết bị kỹ thuật quân sự
– Các loại văn hóa phẩm đồi trụy, phản động; ấn phẩm, tài liệu nhằm phá hoại trật tựcông cộng
– Vật hoặc chất dễ nổ, dễ cháy và các chất gây nguy hiểm hoặc làm mất vệ sinh, gây ô nhiễm môi trường
– Các loại vật phẩm hàng hóa mà nhà nước cấm lưu thông, cấm kinh doanh, cấm xuất khẩu, nhập khẩu
– Động vật quý hiếm, có nguy cơ tuyệt chủng, động vật trong danh sách đỏ cấm săn bắn vận chuyển
– Lông thú quý hiếm, trong danh mục cấm
– Vật phẩm, ấn phẩm, hàng hóa cấm nhập vào nước nhận
– Tiền Việt Nam, tiền nước ngoài và các giấy tờ có giá trị như tiền
– Các loại kim khí quý (vàng, bạc,…), đá quí hay các sản phẩm được chế biến từ kim khí quí, đá quí
– Đồ cổ (loại dễ vỡ), đồ cổ di tích lịch sử quốc gia, quý hiếm có giá trị lịch sử
– Bộ phận cơ thể người
– Pin lithium
– Các chất gây nghiện
Quy định hàng gửi có điều kiện đến các nước theo quy định của Pháp luật Việt Nam
– Đồ uống có cồn (rượu, bia…)
– Các sản phẩm có nguồn gốc động vật
– Đồ cổ (không dễ vỡ), tranh nghệ thuật, đồ mỹ nghệ
– Dược phẩm, mẫu bệnh phẩm (máu, nước tiểu)
– Hoa, thực vật và các sản phẩm từ thực vật (các loại hạt, thuốc lá…)
– Kim cương nhân tạo, đồ may mặc, mỹ phẩm
– Chất bột, lỏng, điện tử, hàng hóa dễ hư hỏng
Bước 3: Đóng gói Hàng hóa, Tạo Chứng từ Airway Bill
Dưới đây là một số quy chuẩn đóng gói của Indochina Post Logistics:
– Đóng gói bằng thùng, hộp bằng bìa cứng bên ngoài, đảm bảo an toán trong quá trinh vận chuyển. Đảm bảo quy định an toán hàng không theo Luật hàng không Việt Nam và IATA Hiệp hội vận tải hàng không Quốc tế.
– Sản phẩm được bọc kín, gia cố bằng mút, xốp, giấy báo bên trong hộp đóng gói để không bể vỡ trong suốt quá trình vận chuyển.
– Hàng hóa phải dán nhãn cụ thể: như hàng dễ bể, dễ vỡ, hàng nguy hiểm, hàng mau hư, hàng giá trị cao…
– Đối với hàng hóa có chứa chất lỏng hoặc thực phẩm cần được bọc bằng bao bì chống thấm. Chống ăn mòn axit, phản ứng hóa học. VD chai nhựa, bình nhựa, thủy tinh với điều kiện bảo quản đặc biệt..
– Nếu sản phẩm là hàng dễ vỡ, khuyến khích Khách hàng dán nhãn “hàng dễ vỡ” bên ngoài bao bì đóng gói. Dán nhãn: Fragile, Hàng Dễ Vỡ xin nhẹ tay; hoặc hàng nặng….
Tạo Đơn Hàng Airway Bill
– Sau khi đóng gói hàng hóa, cân đo đếm cẩn thận nhân viên Indochina Post sẽ tạo Airway Bill trên hệ thống. Thông tin cung cấp dựa trên khai báo của khách hàng Shipper
– Gửi Bill cho khách hàng Shipper để tiện theo dõi và kiểm tra hành trinh đơn hàng
– Airway Bill cùng chính là bằng chứng gửi hàng của Indochina Post với khách hàng
– Cập nhật báo cáo hành trinh lô hàng, gọi là Real Time Tracking, gửi cho Shipper.
– Báo cáo phát hàng thành công dựa trên POD Proof of Delivery
Bước 4: Báo phát Hàng Hóa
– Hàng hóa khi giao thành công sẽ nhận được báo cáo phát hàng thành công POD Proof of Delivery
-Người nhận hàng hóa phải chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan ở nước người nhận
-Người nhận hàng phải tuân thủ các quy định thủ tục Hải quan ở nước người nhận; tuân thủ luật pháp nước đến
– Indochina Post sẽ không chịu trách nhiệm nếu:
+ Người gửi thiếu chứng từ yêu cầu của hải quan nước người nhận, nước đến
+ Sai địa chỉ, sai tên người nhận, sai số điện thoại người nhận
+ Không thể liên hệ được người nhận sau 03 lần cố gắng.
+ Người nhận không có giấy tờ hợp pháp ở nước sở tại như: Tax ID hoặc tư cách công dân sở tại
+ Không xin được giấy phép nhập khẩu theo yêu cầu của cơ quan chức năng sở tại.
+ Các lý do bất khả kháng như: đình công, hỏa hoạn, thiên tai, lũ lụt, biểu tính, lý do thời tiết.
