Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển (10 bước)

Vận tải đường biển

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Bạn đang muốn tìm hiểu vận chuyển hàng hóa bằng đường biển? Bạn cần biết được quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chi tiết nhất? Hãy tham khảo bài viết của Indochinalines dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển để bạn có thể tự tin nhập khẩu hàng hóa của mình một cách dễ dàng hơn.

Vận tải đường biển
Vận tải đường biển

Vận tải hàng hóa bằng đường biển là gì

Vận tải hàng hóa bằng đường biển là hoạt động vận tải có liên quan đến việc sử dụng kết cấu hạ tầng và phương tiện vận tải biển, đó là việc sử dụng những khu đất, khu nước gắn liền với các tuyến đường biển nối liền các quốc gia, các vùng lãnh thổ, hoặc các khu vực trong phạm vi một quốc gia, và việc sử dụng tầu biển, các thiết bị xếp dỡ… để phục vụ việc dịch chuyển hành khách và hàng hoá trên những tuyến đường biển.

Vận tải hàng hóa bằng đường biển ra đời khá sớm so với các phương thức vận tải khác (sau vận tải đường sông) Ngay từ thế kỷ 5 trước công nguyên, những quốc gia cổ đại như Ai Cập, Trung Quốc, Nhật Bản…đã biết lợi dụng biển làm các tuyển đường gao thông để giao lưu các vùng, các miền, các quốc gia với nhau trên thế giới. Ngày nay, với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, vận tải đường biển trở thành ngành vận tải biển hiện đại trong hệ thống vận tải quốc tế, chiếm mộ nhân tố quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Ưu điểm của hình thức vận tải đường biển

+ Vận tải bằng đường biển có thể phục vụ chuyên chở tất cả các loại hàng hóa.
+ Các tuyến đường vận tải đường biển đa số là tự nhiên.
+ Năng lực chuyên chở của vận tải biển rất lớn.
+ Vận chuyển đường biển không bị hạn chế như các công cụ của các phương thức vận tải khác.
+ Chi phí xây dựng, cải tạo, bảo dưỡng thấp do giao thông tự nhiên
+ Khả năng chuyên chở hàng hóa của các phương tiện lớn, chở được nhiều loại hàng hóa khác nhau với số lượng tương đối lớn.
+ Khả năng sử dụng để vận chuyển các container chuyên dụng khá cao
+ Cước phí vận chuyển thấp hơn so với các loại phương tiện vận tải khác, phù hợp với vận chuyển hàng với số lượng lớn.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa

Để làm được toàn bộ quy trình một cách bài bản và hiệu quả. Ngoài hiểu rõ tổng quát quy trình, trong phần này Indochinalines sẽ hướng dẫn các bạn các công việc cần phải thực hiện trong từng bước.

1. Ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract)

Sau khi tìm được nguồn hàng, bạn sẽ thương lượng và thỏa thuận các điều kiện và điều khoản giao hàng, để ràng buộc và có tính pháp lý, chúng ta sẽ đưa các thỏa thuận đạt được vào hợp đồng ngoại thương.

 

Hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương

Tùy mặt hàng đặc thù mà có các điều khoản khác như, nhưng trong đó bạn cần chú ý các điểm chính sau đây:

  • Tên hàng (tên hàng đầy đủ là gì, nếu máy móc thì thể hiện rõ model, nhãn hiệu – nhập xe thì phải có số model, nhãn hiệu, số khung, số máy, số seri – nhập nông sản phải thể hiện rõ là mùa vụ nào,……)
  • Quy cách đóng gói (đóng kiện gỗ hay thùng carton, mỗi thùng bao nhiêu bịch/gói/hủ….)
  • Số lượng, trọng lượng
  • Đơn giá, trị giá lô hàng cùng đồng tiền thanh toán
  • Điều kiện giao hàng(điều kiện gì trong incoterms 2000 hoặc 2010: FOB hay CIF, CIF, CIP,….)
  • Thanh toán: thời hạn và điều kiện thanh toán (TT, L/C,…….khi nào phải thanh toán, trả trước hay trả sau, trả một lần hay trả nhiều lần……….)
  • Bộ chứng từ yêu cầu (invoice, packing list, Bill of lading, C/O, C/Q, Phyto,…..)

Hai bên ký hợp đồng : tùy mức độ tin tưởng sẽ ký trực tiếp, ký online,…sau khi ký xong hợp đồng bạn sẽ chuẩn bị các bước tiếp theo để đưa hàng về.

2. Đặt lịch tàu (booking tàu)

Tùy điều kiện giao hàng thỏa thuận trong hợp đồng mà bạn xác định được bên nào sẽ thuê tàu để vận chuyển hàng, mình ví dụ: bạn ký hợp đồng với điều kiện giao hàng là FOB – khi đó người mua sẽ thuê tàu.

Bạn chọn hãng tàu hoặc đại lý để thuê tàu

Kiểm tra giá cước và các khoảng local charge

Kiểm tra lịch tàu chạy : 1 tuần có mấy chuyến, chạy vào ngày nào, hành trình trên biển là bao nhiêu ngày

Sau khi chọn được hãng tàu hoặc FWD, bạn cung cấp thông tin để lấy booking note, bao gồm:

• Tên hàng
• Số lượng cont (cont 20’, 40’, cont lạnh hay cont khô,….) / đối với hàng FCL thì bạn cung cấp số kiện, số kg và số cbm hàng hóa
• Cảng bốc hàng
• Cảng dỡ hàng
• Thời gian hàng sẵn sàng để hãng tàu sắp xếp lịch tàu chạy phù hợp
• Các điều kiện khác tùy chủng loại hàng riêng biệt.

Bạn chỉ cần cung cấp thông tin đặt chỗ và thông tin liên hệ với shipper, hãng tàu hoặc FWD sẽ chủ động liên hệ với shipper để xác nhận và gửi booking note để shipper sắp xếp đưa hàng ra theo lịch.

3. Xin giấy phép nhập khẩu nếu có (import licence – if any)

Đối với các mặt hàng không cần giấy phép khi nhập khẩu bạn bỏ qua bước này.

Đối với các mặt hàng cần giấy phép khi nhập khẩu (ví dụ: nhập trái cây tươi, giống cây trồng, động vật sống, v/v, bạn cần chú ý các chi tiết sau:

Danh mục hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép, điều kiện – Phụ lục III – ban hành kèm Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính Phủ.

Thông thường thời gian xin giấy phép (ở Cục hoặc Bộ) là từ 7 đến 10 ngày làm việc, nếu đơn vị không có người đi nộp và nhận hồ sơ trực tiếp mà nộp qua bưu điện thì bạn nên cộng thêm thời gian gửi thư.

Thứ 2 là kiểm tra thời gian tàu chạy: thời gian tàu di chuyển từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng có đủ để kịp xin giấy phép hay không ?

Nếu tuyến xa, tàu chạy từ 25 đến 35 ngày thì bạn yên tâm vì giấy phép sẽ có trước khi hàng về, tuy nhiên nếu đi tuyến gần ví dụ như HK, CN hay KR thì tốt nhất bạn nên xin giấy phép trước khi cho hàng lên tàu để hạn chế phát sinh chi phí tại cảng đến do chưa có giấy phép (ví dụ: phí lưu cont tại bãi – DEM, phí lưu bãi – Storage, hoặc phí chạy điện đối với hàng lạnh).

Đối với hàng nhập có giấy phép: doanh nghiệp phải có giấy phép tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan và phải khai đầy đủ thông tin giấy phép trên tờ khai.

Bạn chỉ cần cung cấp thông tin đặt chỗ và thông tin liên hệ với shipper, hãng tàu hoặc FWD sẽ chủ động liên hệ với shipper để xác nhận và gửi booking note để shipper sắp xếp đưa hàng ra theo lịch.

Đối với booking note hàng nhập khẩu, sau khi nhận được booking note bạn chỉ cần kiểm tra lại số lượng cont, cảng đi, cảng đến và các yêu cầu đặc biệt (nếu có), bạn không cần quan tâm quá nhiều đến closing time hay VGM cut-off như đối với hàng xuất, do việc này phía shipper sẽ theo dõi và tự sắp xếp.

 

Giấy phép kiểm dịch thực vật
Giấy phép kiểm dịch thực vật

4. Theo dõi tiến độ đóng hàng đầu xuất khẩu

Mặc dù việc đóng hàng là trách nhiệm của bên xuất khẩu, nhưng để tránh những rủi ro không mong muốn làm ảnh hưởng đến quy trình nhập hàng, bạn nên chú ý kiểm tra và nhắc nhở khách hàng chuẩn bị hàng và xếp hàng lên tàu đúng thời điểm.

Trước khi đóng hàng : yêu cầu khách hàng chụp hình container rỗng

Ảnh chụp container rỗng
Ảnh chụp container rỗng

Indochinalines gặp nhiều trường hợp khi hàng về tới Việt Nam, người nhận hàng kéo cont về kho rút hàng, sau đó thì hãng tàu thông báo cont hư, cont dơ và yêu cầu người mua đóng tiền sửa chữa cont, vệ sinh cont, khi đó lại xảy ra tranh chấp và đổ lỗi cho nhau, xuất nói do nhập làm hư và nhập đỗ lỗi cho xuất lấy cont hư và dơ sẵn từ bên kia.

Ảnh chụp tình trạng container rỗng để xác nhận rỗng để đảm bảo không xảy ra vấn đề hư hại gì, vì mọi chi phí phát sinh sửa chữa container sẽ bị hãng tàu thu của bạn khi bạn trả container rỗng tại Việt Nam nếu như ở đầu nước ngoài không có xác nhận hư hại gì.

– Riêng đối với hàng lạnh phải chụp bảng nhiệt độ. Cẩn thận hơn thì bạn có thể yêu cầu họ gắn thêm con Chip điện tử trong container, để theo dõi nhiệt độ trong suốt lộ trình lô hàng.

Do đó bạn nên kiểm tra sơ bộ cont rỗng trước thông qua hình ảnh để tránh tranh chấp về sau.

Kiểm tra số cont/seal : khi hàng về tới cảng VN bạn có thể đối chiếu lại so với cont thực tế, số cont/seal trên B/L, nếu có thông tin nào sai lệch thì thông báo cho bên xuất hoặc công ty bảo hiểm để xác nhận trước.

5. Nhận chứng từ và kiểm tra chứng từ

Sau khi hàng được đóng xong, trước khi khách hàng gửi chứng từ chính thức bằng email hoặc gửi chứng từ gốc bằng đường hàng không về, bạn nên yêu cầu gửi email bản nháp để bạn kiểm tra trước, nếu có sai sót thì điều chỉnh, bổ sung lại cho đến khi nào đúng như thỏa thuận trong hợp đồng, lúc đó mới gửi chứng từ chính thức.

Các chứng từ cần kiểm tra (cần thiết để làm thủ tục nhập khẩu cơ bản)

Commercial invoice
Packing list
Bill of lading
Certificate of origin
Các chứng từ đặt thù khác như: Phyto, Health Certificate, C/A, C/O

Tùy trong hợp đồng ngoại thương bạn yêu cầu bộ chứng từ gồm những loại chứng từ nào, số lượng bao nhiêu bản mà bạn kiểm tra cho phù hợp.

6. Đợi hàng về để làm thủ tục nhận hàng

Đối với hàng nhập để kiểm tra thông tin tàu về bạn có thể kiểm tra bằng các cách sau:

Thứ 1: và đơn giản nhất là bạn nhận được thông báo hàng đến (ARRIVAL NOTICE) từ hãng tàu.

Thứ 2: trong suốt quá trình vận chuyển bạn có thể theo dõi trên trang web của hãng tàu.

Thông thường trên trang web của hãng tàu sẽ có phần tracking, bạn chọn vào để theo dõi hành trình của tàu bằng cách nhập số B/L hoặc số container.

Lưu ý:
Khi nhận giấy báo hàng đến, ngoài kiểm tra thông tin ngày hàng đến, cảng đến, số cont/seal, cũng như số lượng, trọng lượng hàng,….bạn nên kiểm tra các chi phí kèm theo, cụ thể là cước tàu (ocean freight) và các khoản local charge tại cảng đến, xem đã đúng với báo giá ban đầu chưa.

Sau khi xác định đúng như báo giá ban đầu của hãng tàu thì bạn sẽ thực hiện việc chuyển tiền và nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order).

Hiện tại có 2 hình thức lệnh giao hàng là lệnh giao hàng bản giấy và lệnh điện tử, tùy từng hãng tàu mà bạn sắp xếp việc lấy lệnh và thực hiện thủ tục lấy hàng cho phù hợp.

Nhận D/O xong, bạn chuyển sang bước làm thủ tục hải quan và lấy hàng.

7. Làm thủ tục hải quan và nhận hàng

Quy trình giao nhận tại cảng

Hàng nhập là hàng nguyên container, hàng lẻ nhập kho CFS hay hàng sân bay thì bạn đều chuẩn bị chứng từ để khai tờ khai hải quan tương tự nhau, đều khai bằng phần mềm khai báo hải quan EUCS và được xử lý phân luồng tự động.

Sau khi tờ khai được phân luồng, tùy theo mức độ xanh – vàng – đỏ mà bạn chuẩn bị chứng từ để đi mở tờ khai khác nhau.

Khai báo các loại phí D/O, vệ sinh container trên Ecus5

Sau khi truyền xong, tờ khai được xuất ra sẽ được phân vào 3 luồng:

1. Luồng Xanh: Tờ khai được phân số 1 – luồng xanh. Tờ khai sẽ được thông quan ngay trên hệ thống và trả về là: “Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông quan)”

2. Luồng Vàng: Tờ khai được phân số 2 – luồng vàng. Bạn phải làm thủ tục mở tờ khai tại Chi cục hải quan cảng.

3. Luồng Đỏ: Khi tờ khai được phân số 3 – luồng đỏ. Bạn phải làm thủ tục mở tờ khai tại Chi cục hải quan giống như đối với luồng vàng. Đối với tờ khai luồng đỏ thì phải tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa nên cần hết sức lưu ý.

to-khai-hai-quan

Lưu ý:

– Việc lên tờ khai chính thức rất quan trọng, yêu cầu thông tin chính xác, số liệu thực tế nhất. Một số trường hợp khai sai có thể sửa được, nhưng có những trường hợp phải hủy tờ khai. Điều này sẽ dẫn đến việc phát sinh chi phí cũng như rắc rối cả trước, sau khi hoàn thành thủ tục cho lô hàng.

– Việc hủy tờ khai nhiều, có thể ảnh hưởng xấu đến kết quả phân luồng của những tờ khai sau này.

Đóng thuế và làm thủ tục hải quan thực tế tại cảng

Sau khi tờ khai được phân luồng, số tiền thuế sẽ được hiển thị trên tờ khai dù là luồng xanh, đỏ, hay vàng. (Trừ một số trường hợp được hưởng chính sách miễn thuế).

8. Đóng thuế hàng nhập khẩu

Khác với hàng xuất khẩu, có vài mặt hàng phải đóng thuế xuất khẩu thì bạn cần đóng thuế XK, còn đối với các mặt hàng xuất thông thường thì thủ tục xuất rất đơn giản mà không cần đóng thuế xuất khẩu.

Tuy nhiên đối với hàng nhập (nhập kinh doanh), bạn cần quan tâm đến thuế, phải thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước thì mới được thông quan.

Trong quá trình khai báo tờ khai bạn cần áp mã HS chuẩn xác cho từng mặt hàng để từ đó sẽ xác định được các khoản thuế phải chịu đối với mặt hàng đó, nếu không có C/O thì thuế NK bao nhiêu %, nếu có C/O thì thuế NK bao nhiêu %, ngoài thuế NK thì còn chịu các khoản thuế nào khác như GTGT hàng NK, thuế BVMT, thuế TTĐB.

Hơn nữa phải xem xét để áp mã HS một cách chính xác nhất có thể cho lô hàng. Tránh trường hợp bị bác bỏ mã HS thì sẽ không được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu. Một khâu nhìn có vẻ đơn giản nhưng ảnh hưởng khá nhiều đến giá trị lô hàng của bạn.

hs-code

Nộp thuế vào ngân sách nhà nước : có 2 cách, bạn có thể nộp thông qua internet banking hoặc điền thông tin vào giấy nộp ngân sách để đến ngân hàng làm thủ tục cắt chuyển.

Biểu thuế xuất nhập khẩu 2018

Số tiền thuế này được hiển thị trên trang đầu tiên của tờ khai và được phân thành các mục cụ thể:

  • Thuế Nhập Khẩu
  • Thuế GTGT
  • Tổng tiền thuế phải nộp
  • Đây là căn cứ để đóng số tiền thuế chính xác.

Số tiền thuế có thể tính toán gần chính xác trước khi lên tờ khai. Phụ thuộc vào mã HS, thuế nhập khẩu, VAT và miễn giảm thuế khi có C/O. Việc tính toán trước số tiền thuế phải nộp, giúp DN chủ động hơn khi tính các chi phí.

Lưu ý:

Thông thường, việc đóng thuế được thực hiện sau khi tờ khai được phân luồng và thực tế hàng đã về cảng. Tùy thuộc tính chất của lô hàng mà DN quyết định đóng trước hay sau khi làm thủ tục tại cảng.

Số tiền thuế có thể chuyển khoản hay đóng tiền mặt, nhưng để nhanh chóng thì bạn nên đóng tiền mặt. Tránh trường hợp thủ tục đã hoàn tất nhưng thuế chuyển khoản mà vẫn chưa vào nên không thể nhận hàng được. Hiện tại tiền thuế có thể đóng tại ngân hàng hoặc ngay tại cảng. (Nơi làm thủ tục hải quan).

9. Rút Hàng Và Trả Container Rỗng

Đối với hàng lẻ hay hàng air thì sau khi nhận hàng xong là bạn hoàn thành thủ tục.

Tuy nhiên đối với hàng container, bạn cần chú ý quá trình trả container rỗng, có thể phát sinh thêm chi phí ở bước này. Cụ thể

Sau khi rút hàng xong, xe sẽ kéo container rỗng đi hạ cont theo quy định trên giấy hạ rỗng.

– Seal: Kiểm tra xem có khớp với seal trên Vận đơn (Bill) hay không? Còn nguyên Seal có dấu hiệu cắt hay chắp vá gì không? Sau đó chụp hình lại trước khi cắt Seal.

– Chụp mặt ngoài và mặt trong, ván sàn, 2 cánh cửa container, ván sàn, lỗ thông gió, chuôi cắm điện nhằm xác định tình trạng container trước. Trường hợp container bị hư hại sau khi rút hàng, sẽ biết rõ chi phí sữa chữa đó bên nào chịu.

– Lột tem nguy hiểm (Nếu là hàng nguy hiểm) trước khi trả container rỗng theo quy định của hãng tàu. Nếu không sẽ bị phạt tiền.
Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD, theo chỉ định được ghi rõ trên giấy mượn container.

Kí hiệu hàng hóa nguy hiểm
Các kí hiệu hàng nguy hiểm

Tại nơi trả rỗng, điều độ cảng sẽ kiểm tra tình trạng container. Nếu có hư hại so với trước khi lấy container ra khỏi cảng sẽ ghi chú lên phiếu EIR. (Kèm xác nhận của tài xế).

Nhân viên bãi sẽ kiểm tra tình trạng cont rỗng, nếu không có vấn đề gì thì mới được hạ cont, ngược lại nếu cont hư hỏng hoặc dơ thì không cần biết lỗi do đầu xuất hay lỗi do đầu nhập nhưng chủ hàng phải cược 1 khoản phí (phí sửa chữa cont dự kiến) thì mới được hạ.

Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang phiếu này đến hãng tàu kiểm tra, xác định mức độ hư hỏng để biết được có được miễn phí tiền sửa chữa, vệ sịnh hay không, hay phải trả 1 số tiền nhất định rồi mới được nhận lại tiền cược cont.

Đó cũng là 1 trong những lý do chúng ta nên kiểm tra tình trạng cont rỗng từ đầu xuất trước khi đóng hàng để xác định trách nhiệm chi trả thuộc về ai.

10. Lưu hồ sơ sau thông quan

sau khi hoàn tất thủ tục bạn nên lưu trữ các loại chứng từ liên quan đến lô hàng cẩn thận ít nhất là 5 năm để có thể xuất trình nếu kiểm tra sau thông quan.

chứng từ xuất nhập khẩu

Hiện tại, chính sách Nhà nước đang đơn giản hóa ở giai đoạn thông quan hàng hóa. Nhằm giảm bớt chi phí, thời gian lưu kho bãi cho DN tại cửa khẩu. Mặt khác là giảm áp lực cho cơ sở hạ tầng. Việc kiểm tra sau khi thông quan để kiểm tra lại xem doanh nghiệp có tuân thủ; thực hiện thủ tục hải quan của bạn.

Câu hỏi đặt ra là sau khi đã thông quan hàng hóa, doanh nghiệp phải lưu giữ lại những gì? Và trong bao lâu?

  •  Các chứng từ cần lưu giữ:

– Các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; hồ sơ khai bổ sung; hồ sơ đăng ký danh mục hàng hoá miễn thuế; hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.

– Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.

– Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế; tiền chậm nộp; tiền phạt nộp thừa; hồ sơ đề nghị gia hạn nộp thuế; hồ sơ nộp dần tiền thuế nợ; hồ sơ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế; tiền phạt nộp cho cơ quan hải quan.

– Chứng từ vận tải đối với hàng hóa xuất khẩu, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ. Và tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu.

– Sổ sách, chứng từ kế toán.

  • Cần lưu ý gì khi lưu giữ chứng từ?

– Người khai hải quan phải lưu trữ các chứng từ khác liên quan trong thời hạn 5 năm.

– Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ trên. (Trừ trường hợp đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan)

– Trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử. Hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật.

Indochinalines hy vọng sau bài viết này các bạn có thể nắm bắt được quy trình và tự tin hoàn thành việc nhận 1 lô hàng nhập khẩu, cảm ơn các bạn đã quan tâm đến bài viết ./

Hãy liên hệ tới Hotline của Indochinalines, chúng tôi sẽ tư vấn dịch vụ tốt nhất tới bạn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *